Für Praxisinhaber, die wissen, dass sie ihre Beschaffung optimieren könnten, aber nicht sicher sind, wo sie eigentlich anfangen sollen.
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Beschaffung in Ihrer Tierarztpraxis zu verbessern, werden Sie schnell auf immer dieselben Ratschläge stoßen: Legen Sie Mindestbestände fest, nutzen Sie Ihre Praxisverwaltungssoftware und bauen Sie bessere Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf. Das alles ist richtig. Doch die meisten Praxen überspringen einen Schritt, der all dem vorausgeht.
Bevor Sie irgendetwas optimieren können, müssen Sie eine Frage ehrlich beantworten.
Was passiert mit Ihrer Beschaffung, wenn die zuständige Person nächste Woche nicht da ist?
Wie die Beschaffung bei einer einzigen Person landet
In den meisten Kliniken wurde die Beschaffung nie offiziell einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen. Die Aufgabe fiel einfach jemandem zu, der sich darin als gut erwies, und so blieb es dann auch dabei. Sie kennt die Lieferanten, die Rabatte und die Vertriebsmitarbeiter mit Namen. Sie weiß, welche Produkte direkt vom Hersteller günstiger sind, bei welchen Bestellungen ein Mindestbestellwert erreicht werden muss, um Versandkosten zu vermeiden, und welchen Lieferanten man an einem Freitagmorgen besser nicht anrufen sollte.
Der übliche Rat lautet, einen eigenen Bestandsverwalter zu ernennen, ihn gründlich zu schulen und klare Abläufe zu dokumentieren. Das ist ein guter Rat. Genau das ist es aber auch, was den meisten kleinen und mittelgroßen Praxen fehlt. Einfach deshalb, weil die Praxis nie so aufgebaut wurde.
Stattdessen gibt es eine Person, die den Überblick behält. Und wenn sie in den Urlaub fährt, versucht sie, alles im Voraus zu regeln, damit während ihrer Abwesenheit so wenig wie möglich zu tun ist.
Warum das die Optimierung schwieriger macht, als es scheint
Es macht wenig Sinn, einen Beschaffungsprozess zu optimieren, der ausschließlich im Kopf einer einzelnen Person existiert. Denn dann optimiert man ihre Vorgehensweise und nicht die der Praxis.
Vier Beispiele, an denen dies deutlich wird:
- Preisvergleich. Der Preis für dasselbe Produkt kann je nach Anbieter erheblich variieren. Doch wer die Bestellung aufgibt, hat selten die Zeit, dies jede Woche zu überprüfen. Daher gehen Bestellungen an den gewohnten Anbieter, selbst wenn ein anderer Anbieter günstiger wäre.
- Sonderangebote und Mengenrabatte. Lieferanten kommunizieren ihre Angebote über Vertriebsmitarbeiter oder Newsletter. Wer diese nicht aktiv verfolgt, verpasst sie. Nicht aus Unachtsamkeit, sondern einfach, weil es kein System gibt, das sie erfasst.
- Versandkosten. Viele Kliniken warten mit Bestellungen, bis sie die Schwelle für kostenlosen Versand erreichen. Aber wer behält das pro Lieferant im Blick, und funktioniert das tatsächlich jede Woche? Meistens weiß das niemand so genau.
- Transparenz. Wie viel geben Sie pro Lieferanten aus? Was bestellen Sie am häufigsten? Wo gehen Margen verloren? Die meisten Praxen können diese Fragen nicht beantworten. Die Informationen sind zwar vorhanden, aber über Lieferantenwebsites, E-Mail-Postfächer und das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter verstreut.
Was die Optimierung der Beschaffung in der Praxis eigentlich bedeutet
Die meisten Ratschläge zum Thema Beschaffung gehen davon aus, dass Sie bereits einen Überblick haben. Legen Sie Nachschubmengen fest. Vergleichen Sie Lieferanten. Analysieren Sie Einkaufsmuster.
Aber genau daran mangelt es.
Der erste Schritt ist kein neues System und kein neuer Prozess. Es ist eine Frage: Ist das, was wir wissen, irgendwo schriftlich festgehalten, oder existiert es nur im Kopf einer einzelnen Person?
Sobald Ihre Beschaffungsdaten, Lieferanten, Konditionen und die Bestellhistorie an einem Ort gespeichert sind, auf den das gesamte Team Zugriff hat, verändert sich etwas. Nicht, wer die Bestellung aufgibt, sondern wie anfällig das Unternehmen ist, wenn sich dies ändert. Und erst dann können Sie fundierte Entscheidungen treffen: Welcher Lieferant bietet den größten Mehrwert, wo gibt es Einsparpotenzial, was könnte anders gemacht werden?
So sieht die Optimierung der Beschaffung in einer Tierarztpraxis aus. Nicht komplizierter. Nur bewusster.
Neugierig, wie Ihre Beschaffung aussieht, wenn Sie zum ersten Mal alles an einem Ort sehen?
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