Jede einzelne Anordnung macht Sinn. Zusammen bilden sie jedoch kein System.
Wenn man zehn Tierkliniken fragt, wie sie ihre Bestellungen aufgeben, bekommt man zehn verschiedene Antworten.
Der eine hat einen festen Bestelltag: alles auf einmal, und jeder im Team weiß, wann er melden muss, wenn etwas zur Neige geht. Ein anderer bestellt mehrmals pro Woche, zwischen den Terminen, wann immer sich ein freier Moment ergibt. Wieder andere führen ein gemeinsames Dokument oder eine fortlaufende Liste, die das Team im Laufe der Woche ergänzt. Oder einfach eine handschriftliche Notiz auf der Theke neben der Ausgabestelle.
Jeder Ansatz hat seine eigene Logik. Das Ganze hat keine.
Wie eine typische Bestellung tatsächlich aussieht
Jemand aus dem Team überprüft, was fehlt oder fast aufgebraucht ist. In einem System kommt das selten vor. Meistens handelt es sich um einen Blick, eine Liste oder einfach nur um das Gedächtnis.
Dann kommt der Wechsel: Hersteller mit Direktpreisen, ein Großhändler für das breitere Sortiment, ein Expresslieferant, wenn etwas schnell benötigt wird. Manchmal über einen Webshop, manchmal per E-Mail oder Telefon. Bei manchen Lieferanten immer noch per Fax. Einfach, weil es so läuft.
Es ist verständlich, dass Kliniken bei mehreren Lieferanten bestellen. Die Hersteller sind oft günstiger. Bestellt man jedoch nur ein einziges Produkt direkt und erreicht damit nicht die Schwelle für kostenlosen Versand, fallen trotzdem Versandkosten an. Also wird die Bestellung zurückgehalten, über den Großhändler gebündelt oder um einen Tag verschoben. Das gleiche Szenario wiederholt sich jede Woche.
Jede einzelne Entscheidung ist vernünftig. Das System als Ganzes wurde nie bewusst konzipiert. Es ist einfach gewachsen – und das ist wichtiger, als den meisten Kliniken bewusst ist.
Was dabei auf der Strecke bleibt
Wenn alles reibungslos läuft, übersieht man leicht, was diese Art der Bestellung tatsächlich kostet. Das wird meist erst dann deutlich, wenn das System unter Druck gerät.
Wenn die Person, die sonst immer bestellt, nicht da ist. Niemand weiß genau, welcher Lieferant welches Produkt führt, und es geht mehr Zeit dafür drauf, das herauszufinden, als für die Bestellung selbst.
Wenn ein Produkt nicht vorrätig ist, weiß nur eine einzige Person, wo man schnell eine Alternative finden kann. Ist diese Person nicht da, beginnt die Suche von vorne.
Wenn jemand anderes übernehmen muss. Welcher Lieferant für welches Produkt, welche Rabatte wo gelten, warum bestimmte Dinge immer auf einem bestimmten Weg laufen – nichts davon ist irgendwo schriftlich festgehalten. Es geht schneller, es selbst zu machen, als es zu erklären.
Und dann gibt es noch die Dinge, die überhaupt nicht sichtbar werden. Ob man immer noch denselben Preis wie letzte Woche bezahlt. Ob es eine Aktion gibt, die niemand bemerkt hat. Ob dasselbe Produkt woanders günstiger ist.
Die meisten Kliniken stellen diese Fragen gar nicht erst. Ganz einfach, weil die Suche nach den Antworten Zeit kostet, die ihnen fehlt.
Das Problem ist nicht der Aufwand
Jede Bestellung wird aufgegeben. Die Regale werden wieder aufgefüllt. Der Betrieb läuft weiter.
Aber es fehlt der Gesamtüberblick. Was wird wann, bei wem und zu welchem Preis bestellt – und wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Die Informationen sind vorhanden, sie finden sich in Auftragsbestätigungen, E-Mails und Lieferscheinen. Sie sind nur verstreut, und niemand führt sie zusammen.
Sobald man alles nebeneinander sieht, verändert sich etwas. Nicht die Art und Weise, wie man arbeitet, sondern was man erkennen kann. Wo sich die Preise unterscheiden. Wo die Marge unbemerkt schwindet. Wo eine bessere Wahl möglich ist – eine, die man im Moment nicht treffen kann, weil einem der Überblick fehlt.
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