Jede Anordnung macht für sich genommen Sinn. Zusammen ergibt das jedoch kein System.
Wenn man zehn Tierarztpraxen fragt, wie sie ihre Bestellungen aufgeben, bekommt man zehn verschiedene Antworten.
Manche haben einen festen Bestelltag: alles auf einmal, und die Kunden wissen, wann sie ihre Bestellungen aufgeben müssen. Andere bestellen mehrmals pro Woche, zwischen Terminen hindurch, wann immer sich ein Moment dafür bietet. Wieder andere arbeiten mit einer handgeschriebenen Liste oder Karteikarten, die sich im Laufe der Woche ansammeln, bis die Bestellung groß genug ist, um sie aufzugeben.
Jeder Ansatz hat seine eigene Logik. Das System als Ganzes hat keine.
Wie eine typische Bestellung tatsächlich aussieht
Jemand aus dem Team – oft eine Tierarzthelferin, manchmal auch der Praxisinhaber – überprüft, was fehlt oder zur Neige geht. Das geschieht selten mithilfe eines Systems. Meistens erfolgt dies nach Augenmaß, anhand einer Liste oder einfach aus dem Gedächtnis.
Dann kommt der Wechsel zwischen den Lieferanten: Hersteller mit Direktpreisvereinbarungen, der Großhändler für das breitere Sortiment und ein Notfalllieferant, wenn etwas dringend benötigt wird. Mal über einen Webshop, mal per E-Mail oder Telefon – und bei manchen Lieferanten immer noch per Fax. Nicht aus freier Wahl, sondern weil es nun einmal so läuft.
Dass Praxen bei mehreren Anbietern bestellen, ist völlig vernünftig. Hersteller sind oft günstiger. Der Großhändler erleichtert es, Bestellungen zu bündeln und den Mindestbestellwert für eine kostenlose Lieferung zu erreichen. Der Notfalllieferant liefert am nächsten Tag, wenn es wirklich darauf ankommt.
Jede einzelne Entscheidung hat ihren Sinn. Das Gesamtkonzept wurde nie bewusst entworfen, sondern hat sich einfach so entwickelt.
Was dabei auf der Strecke bleibt
Solange alles reibungslos läuft, ist schwer zu sagen, was dieses Modell tatsächlich kostet.
Das ändert sich in dem Moment, in dem das System unter Druck gerät:
- Wenn die Person, die sonst immer die Bestellungen aufgibt, nicht da ist und niemand sonst genau weiß, wo man was bestellen muss.
- Wenn ein Produkt nicht vorrätig ist und das Wissen, wie man schnell eine Alternative mit demselben Wirkstoff findet, nur in den Köpfen einer einzigen Person steckt.
- Wenn eine Routine unterbrochen wird und niemand mehr so recht weiß, wie sie ablief.
Und dann gibt es noch die Dinge, die überhaupt nie sichtbar werden.
Ob Sie immer noch denselben Preis wie letzte Woche zahlen. Ob irgendwo eine Aktion läuft, die niemand bemerkt hat. Ob dasselbe Produkt über einen anderen Vertriebskanal günstiger ist.
Viele Praxen stellen diese Fragen nie. Nicht, weil niemand das möchte, sondern weil die Klärung dieser Fragen Zeit kostet, die einfach nicht vorhanden ist.
Das Problem ist nicht der Aufwand
Das Problem ist nicht, dass es Mühe kostet. Das Problem ist, dass niemand sehen kann, was tatsächlich vor sich geht.
Jede Bestellung wird aufgegeben. Das Lager wird aufgefüllt. Der Praxisbetrieb läuft weiter. Doch das Gesamtbild fehlt: Was wird wann bestellt, bei wem, zu welchem Preis – und wo gibt es noch Verbesserungspotenzial?
Die Informationen sind vorhanden. Sie finden sich in Bestellbestätigungen, E-Mails und Lieferscheinen. Sie sind nur verstreut, und niemand fasst sie zusammen.
Was wäre, wenn all das an einem Ort zu finden wäre?
Erst wenn man alles nebeneinander sieht, ändert sich tatsächlich etwas.
Sie müssen Ihre Arbeitsweise nicht ändern. Aber dank eines erstmals klaren Überblicks (was Sie bestellen, bei wem und zu welchem Preis) können Sie erkennen, wo Unterschiede bestehen und wo Sie unwissentlich Gewinnpotenzial verschenken.
Sehen Sie, was Ihre Praxis derzeit nicht sehen kann
Mit VetProcure haben Sie einen zentralen Überblick darüber, was Sie bei wem und zu welchem Preis bestellen – wobei Ihre bestehenden Lieferanten und Konditionen unverändert bleiben.
Kein neues System. Keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Einfach nur Transparenz, wo vorher keine war.