Elke afzonderlijke bestelling is logisch. Maar samen vormen ze geen systeem.
Vraag tien dierenklinieken hoe ze hun bestellingen plaatsen, en je krijgt tien verschillende antwoorden.
De een heeft een vaste besteldag: alles in één keer, en iedereen in het team weet wanneer hij of zij moet aangeven wat bijna op is. Een ander bestelt meerdere keren per week, tussen afspraken door, zodra er even tijd is. Weer anderen houden een gedeeld document of een doorlopende lijst bij die het team gedurende de week aanvult. Of gewoon een handgeschreven briefje op de toonbank naast de apotheek.
Elke benadering heeft zijn eigen logica. Het geheel heeft die niet.
Hoe zo'n typische bestelling er eigenlijk uitziet
Iemand van het team controleert wat er ontbreekt of bijna op is. Dat gebeurt zelden in een systeem. Meestal gaat het om een visuele controle, een lijst of gewoon het geheugen.
Dan komt het kiezen: fabrikanten met directe prijzen, een groothandel voor het bredere assortiment, een spoedleverancier als er snel iets nodig is. Soms via een webshop, soms via e-mail of telefoon. Bij sommige leveranciers nog steeds via fax. Simpelweg omdat het zo gaat.
Het is logisch dat klinieken bij meerdere leveranciers bestellen. Fabrikanten zijn vaak goedkoper. Maar als je slechts één product rechtstreeks bestelt en daarmee niet aan de drempel voor gratis verzending komt, moet je toch verzendkosten betalen. Daardoor wordt de bestelling vastgehouden, via de groothandel gebundeld of een dag uitgesteld. Deze afweging speelt zich elke week opnieuw af.
Elke afzonderlijke beslissing is redelijk. Het systeem als geheel is nooit bewust ontworpen. Het is gewoon gegroeid — en dat is belangrijker dan de meeste klinieken beseffen.
Wat er onderweg verloren gaat
Als alles op rolletjes loopt, zie je al snel over het hoofd wat deze manier van bestellen eigenlijk kost. Dat wordt meestal pas duidelijk als het systeem onder druk komt te staan.
Als degene die altijd de bestellingen plaatst er niet is. Niemand weet precies welke leverancier welk product levert, en er gaat meer tijd zitten in het uitzoeken daarvan dan in het plaatsen van de bestelling.
Als een product niet op voorraad is, weet maar één persoon waar je snel een alternatief kunt vinden. Als die persoon er niet is, moet de zoektocht helemaal opnieuw beginnen.
Als iemand anders het moet overnemen. Welke leverancier voor welk product, welke kortingen waar gelden, waarom bepaalde zaken altijd via een bepaalde route lopen — dat staat nergens op papier. Het is sneller om het zelf te doen dan het uit te leggen.
En dan zijn er nog de dingen die helemaal nooit aan het licht komen. Of je nog steeds dezelfde prijs betaalt als vorige week. Of er een aanbieding loopt die niemand heeft opgemerkt. Of hetzelfde product ergens anders goedkoper is.
De meeste klinieken stellen die vragen zelfs nooit. Simpelweg omdat het opzoeken van de antwoorden tijd kost die ze niet hebben.
Het probleem is niet de inspanning
Elke bestelling wordt geplaatst. De schappen worden weer aangevuld. De praktijk blijft draaien.
Maar het volledige plaatje ontbreekt. Wat er wordt besteld, wanneer, bij wie, tegen welke prijs — en waar er ruimte is om het beter te doen. De informatie is wel degelijk aanwezig, in orderbevestigingen, e-mails en leveringsbonnen. Ze is alleen versnipperd, en niemand brengt ze samen.
Zodra je alles naast elkaar ziet, verandert er iets. Niet in hoe je werkt, maar in wat je ziet. Waar de prijzen verschillen. Waar de marge ongemerkt wegvloeit. Waar een betere keuze mogelijk is — een keuze die je op dit moment niet kunt maken, omdat je het overzicht mist.
Benieuwd hoe je bestelproces eruitziet als je het voor het eerst in één overzicht ziet?
VetProcure is gratis voor dierenklinieken. Koppel uw bestaande leveranciersaccounts en ontdek zelf welke informatie u te zien krijgt. Geen IT-installatie nodig, geen verplichtingen.
Registreer je gratis of boek een korte demo als je eerst wilt zien hoe het werkt.