Für Praxisinhaber und -leiter, die wissen, dass sie ihre Beschaffung intelligenter gestalten könnten, aber weiterhin so bestellen wie bisher.
Es ist Dienstagmorgen. Der erste Patient kann jeden Moment eintreffen. Ich sollte die Bestellung besser aufgeben.
Du öffnest die Website des ersten Anbieters. Dann die des zweiten. Dann noch eine dritte, weil ein Produkt woanders billiger war – oder war das letzte Woche? Du bestellst, was auf der Liste steht, bei dem Anbieter, bei dem du immer bestellst. Ob das der beste Preis ist, weißt du nicht so genau. Im Moment hast du keine Zeit, das zu überprüfen.
Nächste Woche machst du dasselbe.
Der Satz, hinter dem sich Kosten verbergen
Manche Sätze klingen wie Routine, sind aber in Wirklichkeit Entscheidungen. „Wir bestellen das immer so“ ist einer davon. Niemand hat sich jemals hingesetzt und ausgerechnet, was das kostet.
Die Zeit, die niemand zählt
Wenn alles, was man braucht, vorrätig ist, geht die Bestellung schnell. Aber so läuft es selten.
Sobald ein Produkt nicht verfügbar ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Man öffnet eine andere Website oder sucht bei Google. Wenn einem keine Alternative spontan einfällt, sucht man nach dem Wirkstoff – auf einer dritten Website, manchmal sogar auf einer vierten. Die Praxen, mit denen wir gesprochen haben, sind mehrmals pro Woche mit dieser Situation konfrontiert.
Im Durchschnitt wenden Tierarztpraxen drei bis sechs Stunden pro Woche für die Beschaffung und die Bestandsverwaltung auf. Das klingt überschaubar. Rechnet man das jedoch auf ein Jahr hoch, handelt es sich nicht mehr um Stunden, sondern um ganze Arbeitswochen. Arbeit, die nie auf einer Rechnung auftaucht.
Die Kosten, die niemand sieht
Nach den Personalkosten ist der Einkauf Ihr größter Kostenfaktor. Im Durchschnitt macht er 20 bis 30 Prozent des Umsatzes aus. Bei einer Praxis mit einem Umsatz von 500.000 Euro sind das bereits 150.000 Euro pro Jahr.
Und doch macht es die Struktur des derzeitigen Systems fast unmöglich, aktiv darauf Einfluss zu nehmen.
Die Preise variieren je nach Anbieter. Rabatte gibt es im Rahmen von Sonderaktionen oder über Vertriebsmitarbeiter. Um günstigere Alternativen nutzen zu können, muss man erst einmal wissen, dass es sie gibt. Die Informationen sind zwar verfügbar, aber über Websites, E-Mail-Postfächer und das Gedächtnis der Menschen verstreut.
Und dann sind da noch die Versandkosten. Viele Praxen bleiben bei demselben Lieferanten – selbst wenn ein anderer günstiger wäre –, einfach weil sie dort ohnehin schon etwas bestellen. Drei Produkte woanders zu bestellen und zusätzlich separate Versandkosten zu zahlen, kommt ihnen wie ein Rückschritt vor. Also bleibt die Bestellung dort, wo sie schon immer war.
Das scheint die vernünftigste Vorgehensweise zu sein. Bis man einmal nachrechnet.
Eine Differenz von 5 Prozent bei Ihren Beschaffungsausgaben entspricht 7.500 € pro Jahr. Das ist keine Einsparung, die Sie nutzen. Es ist ein Verlust, den Sie nicht bemerken. Jedes Jahr.
Warum das System eine Änderung erschwert
Eine Praxis, mit der wir gesprochen haben, hat versucht, ihren Bestellprozess mit ihrem Praxisverwaltungssystem zu verknüpfen. Zu viele Fehler, zu viel Zeitaufwand für die nachträgliche Korrektur. Also kehrten sie zur manuellen Abwicklung über die gewohnten Websites zurück. Einfach weil es funktioniert. Mehr oder weniger.
Die Tools, die in den meisten Praxen zum Einsatz kommen, wurden entwickelt, um Ihnen bei der Bestellung zu helfen – nicht, um Ihnen zu helfen, besser einzukaufen. Und in den meisten Tierarztpraxen hat sich dieser Bestellprozess im Laufe der Zeit einfach immer weiter ausgeweitet und umfasst mittlerweile Telefonate, E-Mails, Webshops und Lieferantenportale. Wenn das System gerade so funktioniert, gibt es selten einen Moment, in dem man innehalten und sich fragen könnte, was das eigentlich kostet.
Bis jemand das Ganze zum ersten Mal in seiner Gesamtheit sieht.
Zeitverlust und Margenverlust scheinen zwei getrennte Probleme zu sein.
Sie haben dieselbe Ursache: mangelnde Transparenz. Und genau das macht die Optimierung der Beschaffung in der Praxis so schwierig.
Was bestellen Sie am häufigsten? Wofür geben Sie den größten Teil Ihres Budgets aus? Wo weichen die Preise voneinander ab? Welcher Lieferant wickelt den Großteil Ihrer Bestellungen ab, und was bedeutet das für Ihre nächsten Vertragsverhandlungen?
Die meisten Praxen können diese Fragen nicht beantworten. Ganz einfach, weil die Antworten nirgendwo zu finden sind.
Was ändert sich, wenn man das Ganze zum ersten Mal vor sich sieht?
Sie bestellen weiterhin bei Ihren bisherigen Lieferanten. Doch plötzlich erkennen Sie, was tatsächlich vor sich geht: wo die Preise variieren, wo Alternativen günstiger sind, wo die Marge schwindet. Und erst dann wird eine echte Wahlmöglichkeit möglich.
Möchten Sie wissen, wie Ihre Beschaffung tatsächlich aussieht, wenn Sie sie an einem Ort gebündelt sehen?
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