Voor praktijkhouders en managers die weten dat hun inkoop slimmer zou kunnen, maar toch nog steeds op dezelfde manier bestellen als altijd.
Het is dinsdagochtend. De eerste patiënt kan elk moment binnenkomen. Ik kan maar beter de bestelling plaatsen.
Je opent de website van de eerste leverancier. Daarna die van de tweede. En dan nog een derde, omdat één product ergens anders goedkoper was – of was dat vorige week? Je bestelt wat er op het lijstje staat, bij degene waar je altijd bestelt. Of dat de beste prijs is, weet je niet helemaal zeker. Je hebt nu geen tijd om dat te controleren.
Volgende week doe je hetzelfde.
De zin die kosten verbergt
Sommige uitspraken klinken als routine, maar zijn in feite keuzes. „Zo bestellen we het altijd“ is daar een voorbeeld van. Niemand heeft ooit eens de tijd genomen om uit te rekenen wat dat kost.
De tijd die niemand telt
Als alles wat je nodig hebt op voorraad is, gaat het bestellen snel. Maar zo loopt het zelden.
Zodra een product niet meer op voorraad is, begint het echte werk pas. Je opent een andere website of zoekt op Google. Als je niet meteen een alternatief kunt bedenken, zoek je op werkzame stof — op een derde website, soms zelfs een vierde. De praktijken waarmee we hebben gesproken, krijgen hier meerdere keren per week mee te maken.
Gemiddeld besteden dierenartspraktijken drie tot zes uur per week aan inkoop en voorraadbeheer. Dat klinkt goed te doen. Maar als je dat over een heel jaar bij elkaar optelt, gaat het niet meer om uren, maar om werkweken. Werk dat nooit op een factuur terechtkomt.
De kosten die ook niemand ziet
Na personeelskosten vormen inkoopkosten uw grootste kostenpost. Gemiddeld maken deze 20 tot 30 procent van de omzet uit. Voor een praktijk met een omzet van € 500.000 komt dat al neer op € 150.000 per jaar.
En toch maakt de opzet van het huidige systeem het bijna onmogelijk om er actief sturing op te geven.
De prijzen verschillen per leverancier. Kortingen worden aangeboden via promoties of via verkopers. Om van goedkopere alternatieven gebruik te kunnen maken, moet je weten dat ze bestaan. De informatie is weliswaar beschikbaar, maar verspreid over websites, e-mailboxen en de herinneringen van mensen.
En dan zijn er nog de verzendkosten. Veel praktijken blijven bij dezelfde leverancier – zelfs als een andere goedkoper is – simpelweg omdat ze daar toch al iets moeten bestellen. Drie producten ergens anders bestellen en daarbovenop aparte verzendkosten betalen, voelt als een stap terug. Dus blijft de bestelling waar hij altijd was.
Het lijkt de meest verstandige keuze. Totdat je de berekening maakt.
Een verschil van 5 procent in uw inkoopuitgaven komt neer op € 7.500 per jaar. Dat is een besparing die u misloopt. Een verlies dat u niet ziet. Elk jaar weer.
Waarom het systeem het moeilijk maakt om dit te veranderen
Een praktijk waarmee we spraken, probeerde hun bestelproces te koppelen aan hun praktijkbeheersysteem. Te veel fouten, te veel tijd kwijt aan het achteraf corrigeren ervan. Dus zijn ze weer overgestapt op handmatig bestellen via de vertrouwde websites. Simpelweg omdat dat werkt. Min of meer.
De systemen die de meeste praktijken gebruiken, zijn ontwikkeld om bestellingen te plaatsen, niet om slimmer in te kopen. En in de meeste dierenklinieken is dat bestelproces in de loop der tijd steeds uitgebreider geworden, met telefoontjes, e-mails, webwinkels en leveranciersportalen. Als het systeem nog net functioneert, is er zelden een moment waarop je even stilstaat bij de vraag wat het je eigenlijk kost.
Totdat iemand het voor het eerst in zijn geheel ziet.
Verloren tijd en verloren marge lijken twee afzonderlijke problemen.
Ze hebben dezelfde onderliggende oorzaak: een gebrek aan inzicht. En dat is ook precies wat het in de praktijk zo moeilijk maakt om de inkoop te optimaliseren.
Wat bestelt u het meest? Waar gaat het grootste deel van uw uitgaven naartoe? Waar lopen de prijzen uiteen? Welke leverancier verzorgt het grootste deel van uw bestellingen, en wat betekent dat voor uw volgende contractbespreking?
De meeste praktijken kunnen die vragen niet beantwoorden. Simpelweg omdat de antwoorden nergens te vinden zijn.
Wat verandert er als je het voor het eerst in zijn geheel ziet?
Je blijft gewoon bij je huidige leveranciers bestellen. Maar plotseling zie je wat er werkelijk aan de hand is: waar de prijzen verschillen, waar alternatieven goedkoper zijn, waar de marge wegvloeit. En pas dan wordt een echte keuze mogelijk.
Benieuwd hoe uw inkoop er eigenlijk uitziet als u alles op één plek kunt zien?
VetProcure is gratis voor dierenklinieken. Koppel uw bestaande leveranciersaccounts en ontdek zelf welke informatie u te zien krijgt. Geen IT-installatie nodig, geen verplichtingen.
Registreer je gratis of boek een korte demo als je eerst wilt zien hoe het werkt.