Über die drei Bestellentscheidungen, die jede Praxis jede Woche trifft – und die Informationslücke, die hinter all diesen Entscheidungen steckt
Irgendwann im Laufe der Woche steht jemand in der Apotheke und schaut sich die Regale an. Ist noch genug da? Sollten wir jetzt nachbestellen? Wie viel? Und bei welchem Lieferanten, unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Mindestbestellmenge und Schwellenwert für kostenlosen Versand?
Es sieht nach einer praktischen Frage aus. In Wirklichkeit handelt es sich jedoch um eine wirtschaftliche Entscheidung. Und in vielen Tierarztpraxen wird diese Entscheidung mehrmals pro Woche auf der Grundlage unvollständiger Informationen getroffen.
In diesem Artikel geht es um drei Lagerprobleme, die jede Praxis kennt: zu wenig Lagerbestand, zu viel Lagerbestand und der richtige Zeitpunkt für die Bestellung. Auf den ersten Blick scheinen diese Probleme nichts miteinander zu tun zu haben. Doch oft liegt ihnen dieselbe Ursache zugrunde.
Es gibt keinen vollständigen, aktuellen Überblick darüber, was sich im Regal befindet, was dort ein- und ausgeht, was es kostet und welche Artikel von welchem Lieferanten erhältlich sind.
Situation 1: zu geringer Lagerbestand
Das offensichtlichste Problem ist zugleich das konkreteste: Man braucht etwas, und es ist nicht da.
Aber was wirklich schiefgeht, passiert schon früher. Nicht in dem Moment, in dem das Produkt ausverkauft ist. Da gibt es kaum noch etwas zu tun. Es geht in dem Moment schief, in dem niemand damit gerechnet hat.
Gespräche mit Tierarztpraxen in Deutschland zeichnen immer wieder dasselbe Bild. Der Lagerbestand wird oft nur visuell überprüft. Jemand geht an den Regalen vorbei, schaut hin, zählt oder schätzt. Manchmal gibt es eine Liste, Karteikarten oder ein System. Doch sobald Produkte nicht konsequent erfasst werden, trifft dieses Bild nicht mehr zu.
Eine Praxis beschrieb es so: Solange die Produkte korrekt ins System eingegeben werden, funktioniert der Bestellvorgang recht gut. Sobald dies jedoch nicht der Fall ist, sind Produkte manchmal plötzlich nicht mehr verfügbar, ohne dass jemand damit gerechnet hätte.
Wenn ein Produkt fehlt, beginnt die Suche. Ist es noch bei einem anderen Anbieter erhältlich? Gibt es eine Alternative mit demselben Wirkstoff? Gibt es ein Generikum, das ebenfalls geeignet wäre?
Die Antwort darauf hat oft derjenige im Kopf, der normalerweise bestellt.
„Ich kenne die Alternativen auswendig. Aber wenn ich die Aufgabean einen Kollegen übergebenwürde, müsste die Plattform das auch anzeigen.“
— Praxisinhaber, kleine Tierarztpraxis, Deutschland
Ist diese Person nicht da, beginnt die Suche von vorne. Die Ausweichlösung ist selten ein System. Häufiger werden Bestellungen für die Ferienzeiten im Voraus getätigt, damit während der Abwesenheit einer Person so wenig wie möglich passieren muss.
In einer VetProcure-Umfrage unter 172 europäischen Tierarztpraxen geben fast zwei Drittel der Praxen in Deutschland an, dass die Produktverfügbarkeit den größten Engpass in ihrem Bestellprozess darstellt. (Quelle: VetProcure Vet Clinic Insights Survey, n=172, 2024)
Dabei geht es nicht nur um die Verfügbarkeit auf dem Markt. Es geht auch um die Informationen zum Zeitpunkt der Bestellung: Man weiß nicht immer, was verfügbar ist, von wem, zu welchem Preis und wann man hätte bestellen müssen, um einen Engpass zu vermeiden.
Verfügbarkeit und Mindestbestellmengen sind die beiden am häufigsten genannten Engpässe – genau die Situationen, die in diesem Artikel beschrieben werden.
Situation 2: Zu viel Lagerbestand
Die umgekehrte Situation ist weniger offensichtlich, aber finanziell ebenso relevant.
Wer nie einen Engpass bei Bestellungen riskieren will, bestellt großzügig. Wer einen Mengenrabatt nutzen kann, bestellt mehr, als unbedingt nötig ist. Wer die Schwelle für kostenlosen Versand erreichen will, fügt der Bestellung noch etwas hinzu. Alles verständliche Entscheidungen. Zusammen können sie dazu führen, dass Lagerbestände länger liegen bleiben, als sie sollten.
Lagerbestand ist kein Umsatz. Es ist Kapital, das im Schrank liegt und darauf wartet.
Jede Kiste, die monatelang im Regal steht, bedeutet Geld, das nicht für Personal, Ausrüstung oder den Gewinn der Praxis zur Verfügung steht. Für eine Tierarztpraxis mit soliden Einnahmen kann sich das schnell auf Zehntausende Euro summieren.
Nach eigenen Untersuchungen von VetProcure entfallen im Veterinärbereich durchschnittlich zwanzig bis dreißig Prozent des Bruttoumsatzes auf die Beschaffung und die Bestandsverwaltung. Dieser Anteil ist in vielen Praxen im Laufe des letzten Jahrzehnts weiter gestiegen. (Quelle: VetProcure Vet Clinic Insights, 2024)
Ein gesunder Lagerumschlag für Tierarztpraxen liegt bei acht bis zwölf Mal pro Jahr. Das bedeutet, dass Produkte im Durchschnitt nicht länger als dreißig bis fünfundvierzig Tage im Regal liegen. Die meisten Praxen kennen diese Zahl nicht, da sie einen klaren Überblick sowohl über die Stückkosten als auch über den durchschnittlichen Lagerwert erfordert. Diese Informationen sind in der Regel über die Websites der Lieferanten, Rechnungen und das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter verstreut. (Quelle: University of Adelaide, „Veterinary Introduction to Business and Enterprise – Key Performance Indicators“, basierend auf Stowe 2004; bestätigt durch die ezyVet-Richtlinien zur Bestandsverwaltung in Tierarztpraxen, 2025)
Hinzu kommen Kosten, die selten ausdrücklich genannt werden: abgelaufene Produkte.
Wer großzügig bestellt, um Mengenvorteile zu erzielen, geht das Risiko ein, dass ein Teil der Bestellung ihr Verfallsdatum erreicht, bevor sie verbraucht wird. Eine in „BMC Veterinary Research“ veröffentlichte Studie zu abgelaufenen Arzneimitteln in tiermedizinischen Versorgungseinrichtungen nennt neben Überbeständen und Bestellungen ohne klare Übersicht über den aktuellen Lagerbestand auch unzureichende Nachfrageprognosen als strukturelle Ursache. (Quelle: BMC Veterinary Research / PubMed Central, 2023)
Großzügig zu bestellen ist daher nicht per se falsch. Bei schnell drehenden Artikeln kann dies sinnvoll sein. Bei weniger vorhersehbaren Produkten wird dieselbe Logik jedoch manchmal angewendet, ohne dass man sich ein klares Bild vom tatsächlichen Verbrauch macht.
Eine gute Bestandsverwaltung beginnt genau damit: zu wissen, was tatsächlich durchläuft.
Situation 3: Der Zeitpunkt der Bestellung selbst
Die am meisten unterschätzte Situation ist weder der Engpass noch der Überbestand. Es ist der wöchentliche Kompromiss, der beiden vorausgeht: Wann bestelle ich, wie viel und bei wem?
Diese Entscheidung scheint einfach zu sein, doch in der Praxis spielen mehrere Faktoren gleichzeitig eine Rolle.
Zunächst einmal der Schwellenwert für den kostenlosen Versand. Bestellt man unterhalb dieses Schwellenwerts, fallen Versandkosten an, und das kommt einem wie Verschwendung vor. Also wartet man. Oder man legt noch etwas in den Warenkorb, das man eigentlich noch gar nicht braucht. Das ist verständlich. Doch in der Zwischenzeit wächst der Lagerbestand mit dem Schwellenwert und nicht mit dem tatsächlichen Verbrauch.
Dann ist da noch die Mindestbestellmenge. Bei Lieferanten, bei denen man nur selten bestellt, wird das zu einem strukturellen Dilemma. Man braucht ein Produkt, aber die Mindestbestellmenge zwingt einen dazu, drei zu nehmen. Die beiden übrigen liegen dann im Schrank herum – bis sie gebraucht werden oder bis sich ihr Verfallsdatum nähert.
Fast die Hälfte der 172 befragten Tierarztpraxen in Deutschland nennt Mindestbestellmengen als einen der größten Engpässe im Bestellprozess. (Quelle: VetProcure-Umfrage „Vet Clinic Insights“, n=172, 2024)
Und dann gibt es noch einen Faktor, der die Terminplanung der Bestellung noch unsicherer macht: die Verfügbarkeit beim Lieferanten.
Ein Produkt kann heute noch verfügbar sein und nächste Woche vorübergehend nicht lieferbar sein. Manchmal lässt sich das Problem schnell beheben. Manchmal dauert es Wochen. Und oft erfährt die Praxis erst davon, wenn sie die Bestellung aufgeben will.
Das macht das Warten riskant. Aber zu früh zu bestellen, ist auch nicht immer klug.
Wenn Sie warten, bis Sie den Schwellenwert für den kostenlosen Versand erreichen, ist das Produkt bis dahin möglicherweise nicht mehr verfügbar. Bestellen Sie früher, müssen Sie möglicherweise Versandkosten zahlen oder Lagerbestände unnötig binden. Wechseln Sie zu einem anderen Anbieter, können sich der Preis, die Lieferzeit oder die Mindestbestellmenge ändern.
Genau aus diesem Grund ist die zeitliche Planung der Bestellung keine einfache operative Aufgabe. Es handelt sich um einen Kompromiss zwischen Kosten, Risiko und Verfügbarkeit.
Und diese Abwägung wird oft getroffen, ohne dass alle Informationen nebeneinander vorliegen.
Was diese drei Situationen gemeinsam haben
Zu wenig Lagerbestand, zu viel Lagerbestand und die verschobene Bestellung scheinen drei separate Probleme zu sein. In Wirklichkeit handelt es sich dabei oft um drei Reaktionen auf dieselbe Unsicherheit.
- Wer sich nicht sicher ist, wann etwas aufgebraucht sein wird, neigt dazu, zu viel zu bestellen.
- Wer nicht weiß, was andere Anbieter im Angebot haben, muss länger warten oder ad hoc suchen.
- Wer nicht erkennen kann, was ein Produkt bei verschiedenen Anbietern tatsächlich kostet, bestellt weiterhin dort, wo er schon immer bestellt hat.
- Und wer nicht weiß, ob ein Produkt bald nicht mehr vorrätig sein wird, muss ein Risiko eingehen: entweder jetzt bestellen, abwarten oder sich für ein anderes Produkt entscheiden.
Das ist kein Zeichen von Nachlässigkeit. So hat sich der Bestellprozess in vielen Tierarztpraxen entwickelt: pro Lieferant, pro Person, pro Produkt. Die Informationen sind über Websites, Rechnungen, E-Mail-Postfächer, Listen und das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter verstreut.
Das Gesamtbild war noch nie vorhanden.
Keine Entscheidung, sondern eine Schätzung
Jede Bestellrunde beginnt wieder mit dem, was sichtbar ist. Was ist noch im Regal? Was steht auf der Liste? Was weiß der Besteller noch auswendig? Welchen Lieferanten nehmen wir normalerweise in Anspruch?
Die für eine fundierte Entscheidung erforderlichen Informationen gehen jedoch darüber hinaus.
Aktueller Lagerbestand. Aktueller Verbrauch. Aktuelle Preise. Mindestbestellmengen. Schwellenwerte für kostenlosen Versand. Verfügbarkeit bei allen Lieferanten. Alternativen, wenn ein Produkt nicht verfügbar ist.
Diese Informationen gibt es durchaus. Sie sind nur selten an einem Ort zu finden. Und fast nie genau in dem Moment, in dem die Entscheidung getroffen wird.
Das führt dazu, dass viele Bestellentscheidungen in einer Tierarztpraxis keine echten Entscheidungen sind. Es handelt sich vielmehr um Schätzungen.
Was würdest du davon haben, wenn dieses Bild dort wäre?
Wenn Sie zum Zeitpunkt der Bestellung sehen können, was bei Ihren Lieferanten verfügbar ist, wie hoch die Kosten unter Berücksichtigung Ihrer eigenen Konditionen sind und was Sie zuvor bestellt haben, verändert sich die Qualität der Entscheidung.
Die Wahrscheinlichkeit von Engpässen sinkt. Nicht, weil man mehr bestellt, sondern weil man früher erkennt, wo Risiken entstehen.
Überschüsse gehen zurück. Nicht, weil Sie es wagen, weniger zu bestellen, sondern weil Sie sich näher am tatsächlichen Verbrauch orientieren können.
Der Zeitpunkt der Bestellung lässt sich besser einschätzen. Man erkennt schneller, ob es sinnvoll oder riskant ist, noch zu warten. Man sieht, ob man die Schwelle für kostenlosen Versand erreicht. Man sieht, ob es eine Alternative gibt. Man muss weniger im Kopf rechnen.
Erkenntnis ist letztendlich nicht das Ziel. Das Ziel sind bessere Entscheidungen.
Welche dieser drei Situationen verursacht Ihrer Praxis die höchsten Kosten: Lieferengpässe, Überbestände oder verschobene Bestellungen?
VetProcure hilft Tierarztpraxen dabei, ihre bestehenden Lieferantenkonten zu verknüpfen, Preise und Verfügbarkeit im direkten Vergleich zu sehen und schneller bessere Bestellentscheidungen zu treffen.
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