Over de drie bestelbeslissingen die elke praktijk elke week neemt — en de informatiekloof die hieraan ten grondslag ligt
Ergens in de loop van de week staat er iemand in het magazijn en bekijkt de schappen. Is er nog genoeg op voorraad? Moeten we nu iets bestellen? Hoeveel? En bij welke leverancier, gezien de beschikbaarheid, de minimale bestelhoeveelheid en de drempel voor gratis verzending?
Het lijkt een praktische vraag. In werkelijkheid is het een economische beslissing. En in veel dierenartspraktijken wordt die beslissing meerdere keren per week genomen op basis van onvolledige informatie.
Dit artikel gaat over drie voorraadproblemen die elke praktijk kent: te weinig voorraad, te veel voorraad en het tijdstip van de bestelling zelf. Ze lijken op het eerste gezicht niets met elkaar te maken te hebben. Maar de oorzaak is vaak dezelfde.
Er is geen volledig en actueel overzicht van wat er op de plank ligt, wat er doorheen gaat, wat het kost en wat er bij welke leverancier verkrijgbaar is.
Situatie één: te weinig voorraad
Het meest in het oog springende probleem is ook het meest concrete: je hebt iets nodig en het is er niet.
Maar wat er echt misgaat, gebeurt al eerder. Niet op het moment dat het product opraakt. Dan valt er nog maar weinig te doen. Het gaat mis op het moment dat niemand het zag aankomen.
Uit gesprekken met dierenklinieken in Duitsland komt steeds hetzelfde beeld naar voren. De voorraad wordt vaak visueel gecontroleerd. Iemand loopt langs de schappen, kijkt, telt of schat het aantal. Soms is er een lijst, zijn er kaartjes of wordt er een systeem gebruikt. Maar zodra producten niet consequent worden geregistreerd, klopt het beeld niet meer.
Een praktijk beschreef het als volgt: zolang producten correct in het systeem worden ingevoerd, verloopt het bestelproces redelijk soepel. Maar zodra dat niet gebeurt, zijn producten soms plotseling verdwenen zonder dat iemand dat had verwacht.
Als een product ontbreekt, begint de zoektocht. Is het nog verkrijgbaar bij een andere leverancier? Is er een alternatief met hetzelfde werkzame bestanddeel? Is er een generiek product dat ook zou kunnen werken?
Dat antwoord zit vaak in het hoofd van degene die meestal bestelt.
“Ik ken de alternatieven uit mijn hoofd. Maar als ik hetaan een collega zou moeten overdragen, zou het platform dat moeten laten zien.”
— Eigenaar van een kleine dierenartsenpraktijk, Duitsland
Als die persoon er niet is, begint de zoektocht opnieuw. De noodoplossing is zelden een systeem. Vaker wordt er voor de vakantieperiodes alvast besteld, zodat er zo min mogelijk hoeft te gebeuren terwijl iemand afwezig is.
Uit onderzoek van VetProcure onder 172 Europese dierenartspraktijken blijkt dat bijna tweederde van de praktijken in Duitsland aangeeft dat de beschikbaarheid van producten het grootste knelpunt is in hun bestelproces. (Bron: VetProcure Vet Clinic Insights Survey, n=172, 2024)
Het gaat hier niet alleen om de beschikbaarheid op de markt. Het gaat ook om de informatie op het moment van bestellen: je weet niet altijd wat er beschikbaar is, bij wie, tegen welke prijs, en wanneer je had moeten bestellen om een tekort te voorkomen.
Beschikbaarheid en minimale bestelhoeveelheden zijn de twee meest genoemde knelpunten — precies de situaties die in dit artikel worden beschreven.
Situatie twee: te veel voorraad
De omgekeerde situatie is minder zichtbaar, maar financieel gezien net zo relevant.
Wie nooit te weinig op voorraad wil hebben, bestelt ruim. Wie een volumekorting wil krijgen, bestelt meer dan strikt noodzakelijk is. Wie de drempel voor gratis verzending wil halen, voegt iets extra’s toe aan de bestelling. Allemaal begrijpelijke beslissingen. Samen kunnen ze ertoe leiden dat de voorraad langer blijft liggen dan zou moeten.
Voorraad is geen omzet. Het is kapitaal dat in de kast ligt te wachten.
Elke doos die maandenlang op een plank blijft staan, is geld dat niet beschikbaar is voor personeel, apparatuur of de winst van de praktijk. Voor een dierenartsenpraktijk met een gezonde omzet kan dat al snel oplopen tot tienduizenden euro’s.
Volgens eigen onderzoek van VetProcure gaat in de veterinaire sector gemiddeld twintig tot dertig procent van de bruto-omzet naar inkoop en voorraadbeheer. Een aandeel dat in de afgelopen tien jaar in veel praktijken nog verder is gestegen. (Bron: VetProcure Vet Clinic Insights, 2024)
Een gezonde voorraadomloopsnelheid voor dierenartspraktijken ligt tussen de acht en twaalf keer per jaar. Dat betekent dat producten gemiddeld niet langer dan dertig tot vijfenveertig dagen in de schappen liggen. De meeste praktijken kennen dat cijfer niet, omdat daarvoor een duidelijk beeld nodig is van zowel de eenheidskosten als de gemiddelde voorraadwaarde. Die informatie is meestal verspreid over websites van leveranciers, facturen en iemands geheugen. (Bron: Universiteit van Adelaide, Veterinary Introduction to Business and Enterprise — Key Performance Indicators, gebaseerd op Stowe 2004; bevestigd door de ezyVet-richtlijnen voor voorraadbeheer in de diergeneeskunde, 2025)
Daarnaast zijn er nog kosten die zelden expliciet worden genoemd: producten waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken.
Wie uit overwegingen van schaalvoordeel grote hoeveelheden bestelt, loopt het risico dat een deel van de bestelling de houdbaarheidsdatum bereikt voordat het is gebruikt. In een in BMC Veterinary Research gepubliceerd onderzoek naar verlopen geneesmiddelen in de diergeneeskundige toeleveringsketen wordt een slechte vraagprognose genoemd als structurele oorzaak, naast overbevoorrading en het plaatsen van bestellingen zonder een duidelijk beeld van de bestaande voorraad. (Bron: BMC Veterinary Research / PubMed Central, 2023)
Ruim bestellen is daarom niet per definitie verkeerd. Voor producten die snel verkopen, kan het rationeel zijn. Maar voor minder voorspelbare producten wordt dezelfde redenering soms toegepast zonder dat er een duidelijk beeld is van het daadwerkelijke verbruik.
Goed voorraadbeheer begint daar: weten wat er daadwerkelijk door de voorraad gaat.
Situatie drie: het tijdstip van de bestelling zelf
De meest onderschatte situatie is noch het tekort, noch de overvoorraad. Het is de wekelijkse afweging die aan beide voorafgaat: wanneer bestel ik, hoeveel en bij wie?
Die keuze lijkt eenvoudig, maar in de praktijk spelen er meerdere factoren tegelijk een rol.
Ten eerste: de drempel voor gratis verzending. Als je onder die drempel bestelt, moet je verzendkosten betalen, en dat voelt als zonde. Dus wacht je even. Of je voegt iets toe dat je eigenlijk nog niet nodig hebt. Begrijpelijk. Maar ondertussen groeit de voorraad mee met de drempel, en niet met het daadwerkelijke gebruik.
Dan is er nog de minimale bestelhoeveelheid. Bij leveranciers waar je maar zelden iets bestelt, leidt dat tot een structureel dilemma. Je hebt één product nodig, maar door de minimale bestelhoeveelheid moet je er drie nemen. De twee extra blijven in de kast liggen. Totdat je ze nodig hebt, of totdat de houdbaarheidsdatum nadert.
Bijna de helft van de 172 ondervraagde dierenartspraktijken in Duitsland noemt minimumafnamehoeveelheden als een van de grootste knelpunten in het bestelproces. (Bron: VetProcure Vet Clinic Insights-enquête, n=172, 2024)
En dan is er nog een factor die de timing van de bestelling nog kwetsbaarder maakt: de beschikbaarheid bij de leverancier.
Een product kan vandaag nog op voorraad zijn en volgende week tijdelijk niet leverbaar zijn. Soms is het probleem snel opgelost. Soms duurt het weken. En vaak komt de praktijk daar pas achter op het moment dat ze wil bestellen.
Dat maakt wachten riskant. Maar te vroeg bestellen is ook niet altijd verstandig.
Als je wacht tot je de drempel voor gratis verzending bereikt, is het product tegen die tijd misschien al niet meer op voorraad. Bestel je eerder, dan moet je mogelijk verzendkosten betalen of wordt er onnodig voorraad vastgehouden. Kies je voor een andere leverancier, dan kunnen de prijs, de levertijd of de minimale bestelhoeveelheid veranderen.
Dit is precies de reden waarom het bepalen van het juiste tijdstip voor de bestelling geen eenvoudige operationele taak is. Het is een afweging tussen kosten, risico’s en beschikbaarheid.
En die afweging wordt vaak gemaakt zonder dat alle informatie naast elkaar ligt.
Wat deze drie situaties gemeen hebben
Te weinig voorraad, te veel voorraad en de uitgestelde bestelling lijken drie afzonderlijke problemen. In werkelijkheid zijn het vaak drie reacties op dezelfde onzekerheid.
- Wie niet zeker weet wanneer iets opraakt, heeft de neiging om te veel te bestellen.
- Wie niet weet wat er bij andere leveranciers verkrijgbaar is, moet langer wachten of ad hoc op zoek gaan.
- Wie niet kan zien wat een product bij verschillende leveranciers werkelijk kost, blijft bestellen bij degene waar hij altijd al bestelde.
- En wie niet weet of een product bijna niet meer op voorraad is, moet een gokje wagen: nu bestellen, afwachten of iets anders kiezen.
Dit is geen gebrek aan zorg. Zo is het bestelproces in veel dierenartspraktijken in de loop der tijd gegroeid: per leverancier, per persoon, per product. De informatie is verspreid over websites, facturen, inboxen, lijsten en iemands geheugen.
Het volledige beeld is er nooit geweest.
Geen besluit, maar een schatting
Elke bestelronde begint weer bij wat er op voorraad is. Wat staat er nog op de plank? Wat staat er op de lijst? Wat weet de besteller nog uit het hoofd? Bij welke leverancier bestellen we meestal?
Maar de informatie die nodig is om een goede beslissing te nemen, reikt verder dan dat.
Huidige voorraad. Huidig verbruik. Huidige prijzen. Minimale bestelhoeveelheden. Drempels voor gratis verzending. Beschikbaarheid bij alle leveranciers. Alternatieven wanneer een product niet beschikbaar is.
Die informatie is wel degelijk beschikbaar. Ze is alleen zelden op één plek te vinden. En bijna nooit precies op het moment dat de beslissing wordt genomen.
Het gevolg is dat veel beslissingen over bestellingen in een dierenartsenpraktijk geen echte beslissingen zijn. Het zijn schattingen.
Wat zou je eraan hebben als die foto er zou staan?
Als u op het moment van bestellen kunt zien wat er bij uw leveranciers beschikbaar is, wat het kost inclusief uw eigen voorwaarden, en wat u eerder hebt besteld, dan verandert de kwaliteit van de beslissing.
De kans op tekorten neemt af. Niet omdat je meer bestelt, maar omdat je eerder ziet waar risico’s ontstaan.
De voorraad daalt. Niet omdat je minder durft te bestellen, maar omdat je dichter bij het werkelijke verbruik kunt inkopen.
De timing van de bestelling wordt duidelijker. Je ziet sneller of wachten verstandig of riskant is. Je ziet of je de drempel voor gratis verzending haalt. Je ziet of er een alternatief beschikbaar is. Je hoeft minder in je hoofd te rekenen.
Inzicht is uiteindelijk niet het doel. Het doel is betere beslissingen te nemen.
Welke van deze drie situaties kost uw praktijk het meeste geld: tekorten, overvoorraad of uitgestelde bestellingen?
VetProcure helpt dierenartspraktijken om hun bestaande leveranciersaccounts te koppelen, prijzen en beschikbaarheid naast elkaar te vergelijken en sneller betere bestelbeslissingen te nemen.
Gratis voor dierenklinieken. Geen IT-installatie nodig.
Registreer je gratis of boek een korte demoals je eerst wilt zien hoe het werkt.