Voor praktijkhouders die weten dat ze hun inkoop slimmer zouden kunnen aanpakken, maar niet goed weten waar ze moeten beginnen.
Als je op zoek gaat naar manieren om de inkoop in je dierenartsenpraktijk te verbeteren, kom je al snel hetzelfde advies tegen: stel minimale voorraadniveaus vast, maak gebruik van je praktijkbeheersoftware en bouw betere relaties met leveranciers op. Allemaal terecht. Maar de meeste praktijken slaan een stap over die aan al het bovenstaande voorafgaat.
Voordat je iets kunt optimaliseren, moet je eerst één vraag eerlijk beantwoorden.
Wat gebeurt er met uw inkoop als de persoon die dit regelt er volgende week niet is?
Hoe de inkoop bij één persoon terechtkomt
In de meeste klinieken is de inkoop nooit officieel toegewezen. Het kwam terecht bij iemand die er toevallig goed in bleek te zijn, en zo is het gebleven. Ze kent de leveranciers, de kortingen en de vertegenwoordigers bij naam. Ze weet welke producten goedkoper zijn als je ze rechtstreeks bij de fabrikant bestelt, bij welke bestellingen je een minimumhoeveelheid moet halen om verzendkosten te vermijden, en welke leverancier je op vrijdagochtend beter niet kunt bellen.
Het gebruikelijke advies luidt om een speciale voorraadbeheerder aan te stellen, deze goed op te leiden en duidelijke processen vast te leggen. Dat is een goed advies. Maar dat is nu juist wat de meeste kleine en middelgrote praktijken niet hebben. Simpelweg omdat de praktijk nooit op die manier is opgezet.
Wat er in plaats daarvan is, is één persoon die alles in de gaten houdt. En als ze op vakantie gaat, probeert ze alles van tevoren te regelen, zodat er zo min mogelijk hoeft te gebeuren terwijl ze weg is.
Waarom dat optimalisatie moeilijker maakt dan het lijkt
Het heeft weinig zin om een inkoopproces te optimaliseren dat volledig in het hoofd van één persoon zit. Want dan optimaliseer je haar aanpak, niet die van de praktijk.
Vier voorbeelden waar dit concreet tot uiting komt:
- Prijsvergelijking. De prijs van hetzelfde product kan per leverancier sterk verschillen. Maar degene die de bestelling plaatst, heeft zelden de tijd om dat elke week te controleren. Daarom worden bestellingen bij de gebruikelijke leverancier geplaatst, zelfs als een andere leverancier goedkoper zou zijn.
- Aanbiedingen en volumekortingen. Leveranciers brengen hun aanbiedingen onder de aandacht via verkopers of nieuwsbrieven. Wie deze niet actief in de gaten houdt, loopt ze mis. Niet door onoplettendheid, maar simpelweg omdat er geen systeem is om ze op te vangen.
- Verzendkosten. Veel klinieken wachten met bestellen tot ze de drempel voor gratis verzending hebben bereikt. Maar wie houdt dat per leverancier bij, en of dat elke week wel lukt? Meestal weet niemand dat zeker.
- Inzicht. Hoeveel geeft u per leverancier uit? Wat bestelt u het meest? Waar gaat er marge verloren? De meeste praktijken kunnen deze vragen niet beantwoorden. De informatie is wel beschikbaar, maar verspreid over websites van leveranciers, e-mailboxen en iemands geheugen.
Wat het optimaliseren van de inkoop in de praktijk precies inhoudt
Bij de meeste adviezen over inkoop wordt ervan uitgegaan dat u al inzicht hebt in de situatie. Stel voorraadniveaus vast. Vergelijk leveranciers. Analyseer inkoopgedrag.
Maar juist die zichtbaarheid ontbreekt.
De eerste stap is geen nieuw systeem of een nieuw proces. Het is een vraag: staat wat we weten ergens opgeschreven, of zit het alleen in het hoofd van één persoon?
Zodra je inkoopgegevens, leveranciers, voorwaarden en bestelgeschiedenis op een plek staan waar het hele team toegang toe heeft, verandert er iets. Niet wie de bestelling plaatst, maar hoe kwetsbaar de praktijk is als dat verandert. En pas dan kun je echte beslissingen nemen: welke leverancier levert de meeste waarde, waar valt er te besparen, wat zou er anders kunnen?
Zo ziet het optimaliseren van de inkoop er in een dierenartspraktijk uit. Niet ingewikkelder. Gewoon weloverwogen.
Benieuwd hoe uw inkoop eruitziet als u alles voor het eerst op één plek ziet?
VetProcure is gratis voor dierenklinieken. Koppel uw bestaande leveranciersaccounts en ontdek zelf welke informatie u te zien krijgt. Geen IT-installatie nodig, geen verplichtingen.
Registreer je gratis of boek een korte demo als je eerst wilt zien hoe het werkt.