Elke opdracht is op zichzelf logisch. Maar samen vormen ze geen systeem.
Vraag tien dierenartspraktijken hoe ze hun bestellingen plaatsen, en je krijgt tien verschillende antwoorden.
De een heeft een vaste besteldag: alles in één keer, en klanten weten wanneer ze hun bestellingen moeten doorgeven. Een ander bestelt meerdere keren per week, tussen afspraken door, zodra er even tijd is. Weer anderen werken met een handgeschreven lijst of indexkaartjes die zich gedurende de week opstapelen, totdat de bestelling groot genoeg is om te plaatsen.
Elke benadering heeft zijn eigen logica. Het systeem als geheel heeft die niet.
Hoe zo'n typische bestelling er eigenlijk uitziet
Iemand van het team, vaak een dierenverzorgster, soms de eigenaar van de praktijk, controleert wat er ontbreekt of bijna op is. Dit gebeurt zelden via een systeem. Meestal gebeurt dit op het oog, aan de hand van een lijst of gewoon uit het hoofd.
Dan is er nog het wisselen tussen leveranciers: fabrikanten met directe prijsafspraken, de groothandel voor het bredere assortiment en een noodleverancier voor als er iets dringend nodig is. Soms via een webshop, soms via e-mail of telefoon — en bij sommige leveranciers nog steeds via fax. Niet uit vrije keuze, maar omdat het nu eenmaal zo gaat.
Het is volkomen logisch dat praktijken bij verschillende leveranciers bestellen. Fabrikanten zijn vaak goedkoper. De groothandel maakt het makkelijker om bestellingen te bundelen en zo het minimum bestelbedrag voor gratis levering te halen. De spoedleverancier levert de volgende dag, wanneer het er echt toe doet.
Elke individuele keuze is logisch. De algehele opzet is nooit bewust ontworpen, maar is gewoon zo gegroeid.
Wat er onderweg verloren gaat
Zolang alles soepel verloopt, is het moeilijk te zeggen wat dit model nu eigenlijk kost.
Dat verandert zodra het systeem onder druk komt te staan:
- Als degene die altijd de bestellingen regelt er niet is en niemand anders precies weet wat er waar besteld moet worden.
- Wanneer een product niet op voorraad is en de kennis om snel een alternatief met hetzelfde werkzame bestanddeel te vinden bij slechts één persoon in het hoofd zit.
- Als een routine wordt onderbroken en niemand zich meer helemaal kan herinneren hoe het ook alweer ging.
En dan zijn er nog de dingen die helemaal nooit zichtbaar worden.
Of je nu nog steeds dezelfde prijs betaalt als vorige week. Of er ergens een aanbieding loopt die niemand heeft opgemerkt. Of hetzelfde product via een ander kanaal goedkoper is.
Veel praktijken stellen deze vragen nooit. Niet omdat niemand dat wil, maar omdat het tijd kost om daar achter te komen, en die tijd is er simpelweg niet.
Het probleem is niet de inspanning
Het probleem is niet dat het moeite kost. Het probleem is dat niemand kan zien wat er werkelijk gebeurt.
Elke bestelling wordt geplaatst. Het magazijn wordt aangevuld. De praktijk draait gewoon door. Maar het totaalbeeld ontbreekt: wat wordt er wanneer besteld, bij wie, tegen welke prijs — en waar is er ruimte voor verbetering?
De informatie is er wel degelijk. Je vindt ze in orderbevestigingen, e-mails en leveringsbonnen. Ze staat alleen verspreid en niemand brengt ze bij elkaar.
Wat als dat allemaal op één plek te vinden zou zijn?
Pas als je alles naast elkaar kunt zien, verandert er daadwerkelijk iets.
U hoeft uw werkwijze niet te veranderen. Maar nu u voor het eerst een duidelijk overzicht hebt (wat u bestelt, bij wie en tegen welke prijs), kunt u zien waar er verschillen zijn en waar u onbewust marge laat liggen.
Ontdek wat je praktijk nu nog niet ziet
VetProcure biedt u één overzicht van wat u bestelt, bij wie en tegen welke prijs — waarbij uw bestaande leveranciers en voorwaarden ongewijzigd blijven.
Geen nieuw systeem. Geen verandering in je manier van werken. Gewoon inzicht waar dat voorheen ontbrak.