Voor praktijkhouders en praktijkmanagers die weten dat hun inkoop slimmer zou kunnen — maar toch blijven bestellen zoals ze dat altijd hebben gedaan.
Het is dinsdagochtend. De eerste patiënt staat op het punt binnen te komen. Ik kan die bestelling maar beter snel plaatsen.
Je opent de website van de eerste leverancier. Daarna die van de tweede. En dan nog een derde, omdat één product ergens anders goedkoper was. Of was dat vorige week? Je bestelt wat er op het lijstje staat, bij degene waar je altijd bestelt. Of dat de beste prijs is, weet je niet helemaal zeker. Je hebt nu geen tijd om dat uit te zoeken.
Volgende week doe je hetzelfde.
Er zijn uitspraken die klinken als routine, maar die kosten verbergen die voor het grijpen liggen. „Zo hebben we het altijd al gedaan“ is er zo een. Niet omdat het verkeerd is. Maar omdat nog nooit iemand heeft berekend wat het kost.
De tijd die niemand bijhoudt
Als alles wat je nodig hebt op voorraad is, ben je zo klaar. Maar dat is zelden het geval.
Want zodra één product niet op voorraad is, begint het echte werk pas. Je gaat naar een andere website of zoekt op Google. Als je niet meteen een alternatief weet, zoek je op werkzame stof — op een derde website, soms zelfs een vierde. Sommige klinieken waarmee we hebben gesproken, lopen deze situatie meerdere keren per week tegen het hoofd.
Gemiddeld besteden dierenklinieken 3 tot 6 uur per week aan inkoop en voorraadbeheer. Dat lijkt nog wel te doen. Maar als je dat over een heel jaar bij elkaar optelt, gaat het niet meer om uren, maar om werkweken. Werk dat nooit op een factuur terechtkomt.
Nog meer kosten die niemand ziet
En de verborgen kosten blijven niet beperkt tot tijd alleen.
Na personeelskosten vormen inkoopkosten uw grootste kostenpost. Gemiddeld 20 tot 30% van de omzet. Voor een kliniek met een omzet van € 500.000 komt dat neer op maximaal € 150.000 per jaar.
Toch slagen de meeste klinieken er nauwelijks in om dit actief aan te pakken.
De prijzen verschillen per leverancier. Kortingen krijg je via aanbiedingen of via verkopers. Het is aan jou om goedkopere alternatieven te vinden. De informatie is er wel, maar ze staat verspreid.
Dus bestel je zoals je altijd hebt gedaan.
Dat klinkt logisch. Totdat je het eens uitrekent.
Een verschil van 5% op uw inkoopuitgaven komt neer op € 7.500 per jaar. Niet als een besparing die u realiseert, maar als een verlies dat u over het hoofd ziet. Elk jaar weer.
Het echte probleem
Tijdverlies en margeverlies lijken twee afzonderlijke problemen. Maar ze hebben dezelfde onderliggende oorzaak: een gebrek aan inzicht.
Wat bestelt u het meest? Waar geeft u het meeste geld uit? Waar zitten de prijsverschillen? Welke leverancier verwerkt de meeste bestellingen – en wat betekent dat voor uw volgende jaarlijkse onderhandelingen? De meeste klinieken weten dat niet. Niet omdat ze dat niet willen, maar omdat die informatie nergens te vinden is.
Waarom het systeem dit bemoeilijkt
Een van de praktijken waarmee we spraken, probeerde het inkoopproces te automatiseren via hun praktijkbeheersysteem. Te veel fouten. Te veel correctiewerk. Dus weer terug naar handmatig, via de vertrouwde websites. Niet omdat dat ideaal is. Maar omdat het werkt. Min of meer.
De huidige systemen helpen je bij het bestellen. Ze helpen je niet om betere aankopen te doen. Zolang het ‘goed genoeg’ werkt, is er geen reden om stil te staan bij wat het je eigenlijk kost.
Totdat iemand het voor het eerst allemaal naast elkaar ziet.
Wat verandert er als je dat doet?
Je blijft gewoon bij je vertrouwde leveranciers bestellen. Maar plotseling zie je wat er aan de hand is: waar de prijzen verschillen, waar alternatieven goedkoper zijn, waar je winst misloopt.
En pas dan kun je een keuze maken.
Ontdek wat uw kliniek over het hoofd ziet
Met VetProcure krijgt u één overzicht van wat u bestelt, bij wie en tegen welke prijs. U blijft werken met uw bestaande leveranciers en voorwaarden, maar dan met volledig inzicht.
Boek een vrijblijvende demo — wij laten u zien wat het platform voor uw inkoop betekent.